Tutto ciò che devi sapere per affidare le tue attività all’esterno senza correre rischi per il tuo business aziendale.

A cura di Fabio Gualano
[Area Sostenibilità – Unità Ambiente

IL RICORSO ALL’OUTSOURCING.

L’outsourcing è il processo con cui le aziende assegnano la gestione operativa di una o più attività all’esterno. Le funzioni o i processi che prima venivano svolti internamente vengono affidati fuori per un periodo di tempo definito contrattualmente.

La gestione della continuità aziendale e le moderne supply chain sono sempre più complesse e dinamiche. Se da un lato i clienti e gli utenti finali richiedono sempre più velocità e trasparenza, dall’altro gli acquirenti devono fare i conti con le sfide logistiche e legislative della globalizzazione.

A rendere il quadro ancora più complesso contribuiscono alcune tendenze come la personalizzazione dei processi e la rapidissima evoluzione tecnologica e normativa.

La costruzione di catene di approvvigionamento presenta molteplici vantaggi. Uno dei più importanti consente alle aziende di accedere a una vasta gamma di materiali, competenze, risorse e clienti.

Sicuramente, la decisione dell’azienda di ricorrere all’outsourcing le permette di concentrare e ottimizzare tutte le risorse sul proprio “core business”.

Tuttavia, il ricorso all’outsourcing comporta un aumento della vulnerabilità aziendale e un’esposizione della sua Business Continuity a un’ampia varietà di rischi.

In un contesto caratterizzato dal crescente ricorso all’outsourcing, è evidente come l’adozione di un processo di controllo delle attività e dei servizi operati dai fornitori risulti fondamentale per il miglioramento di un’azienda e per comprendere la resilienza della supply chain.

È altrettanto chiaro che la compliance HSE  (la conformità in materia di sicurezza, salute e ambiente) di un “fornitore chiave” diventa essenziale.

Il motivo? In caso di inadempienze sulla conformità legislativa HSE del fornitore, che potrebbero comportare sanzioni o addirittura la sospensione dell’attività, l’azienda potrebbe trovarsi ad affrontare diversi effetti negativi come:

• Ritardi nella consegna e le conseguenti penali verso i clienti;
• Gestione contenziosi con i fornitori;
• Necessità di individuare un fornitore alternativo (con un probabile aumento dei costi di fornitura vista la natura emergenziale);
• Potenziali effetti sulla reputazione e i danni d’immagine.

LA COMPLIANCE HSE DEI FORNITORI.

Per un’azienda, infatti, avere un quadro più chiaro della compliance HSE dei propri fornitori è fondamentale per tutelarsi dal rischio di dover fare i conti con costose interruzioni del proprio business.

Il questionario di prequalifica che i fornitori compilano prima dell’attivazione di un contratto rappresenta un controllo di validazione importante, ma gli audit risultano cruciali perché hanno lo scopo di verificare concretamente la veridicità della dichiarazione del fornitore.

Quindi, gli audit diventano un punto di riferimento essenziale per aiutare un’azienda e i fornitori a individuare e comprendere i punti deboli che li espongono a potenziali rischi.

Gli audit aiutano i fornitori anche a dimostrare le loro credenziali e le loro capacità in modo verificabile da soggetti indipendenti.

Per i fornitori, inoltre, la possibilità di condividere con le parti interessate (es. potenziali clienti) gli esiti degli audit può tradursi in nuove opportunità di business.

Il requisito sulla verifica dei fornitori è richiamato anche nelle Norme:

• UNI EN ISO 14001:2015 (Sistema di Gestione Ambientale) – L’approccio Life Cycle Perspective richiede di definire i requisiti ambientali necessari nei processi di approvvigionamento dei beni e servizi, nel monitoraggio e nei controlli dei processi in outsourcing;
• UNI ISO 45001:2018 (Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza) – definisce i requisiti riguardanti la valutazione e la gestione del rischio correlato a tutti i processi in outsourcing. Dalla selezione alla qualifica fino alla contrattualizzazione dei fornitori;
• UNI EN ISO 9001:2015 (Sistema di Gestione della Qualità) – definisce i requisiti di controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno.

Infine, c’è una considerazione che merita attenzione.

La pandemia e i recenti avvenimenti geopolitici hanno trasmesso alle aziende una forte pressione sulla Business Continuity e, di conseguenza, sulla sostenibilità del business.

Per tutelarsi è fondamentale avere una conoscenza profonda dei propri fornitori con una verifica di compliance che, oltre alla classica verifica dei requisiti tecnico-professionali, deve essere estesa anche alla verifica della compliance delle condizioni contrattuali e di questi aspetti:

• Ambiente;
• Sicurezza;
• Qualità del fornitore.

Per migliorare la propria Business Continuity è molto importante avere un’azienda sostenibile dal punto di vista del business. Una realtà capace di essere più resiliente sul mercato, abile nel gestire e monitorare le prestazioni dei fornitori mediante audit in campo.

Per un’azienda, però, non è alquanto semplice gestire e monitorare le prestazioni dei propri fornitori mediante attività di audit.

IL PARTNER D’ESPERIENZA.

Diverse difficoltà derivano dalla mancanza di competenze e di risorse interne da destinare a questa tipologia di attività.

Per questo motivo, puoi contare sulla nostra esperienza pluriennale, maturata in molteplici realtà industriali e consolidata nelle seguenti attività:

• Redazione di specifiche procedure di qualifica fornitore;
• Redazione di un piano annuale di audit, individuando i fornitori e i relativi processi da sottoporre ad audit;
• Audit mirati alla verifica della conformità legislativa, dei requisiti di capitolato/fornitura e condizioni contrattuali sulle tematiche ambiente / sicurezza / qualità / energia;
• Audit di II parte sui sistemi di gestione ambiente (UNI EN ISO 14001:2015), sicurezza (UNI ISO 45001), qualità (UNI EN ISO 9001:2015), energia (UNI CEI EN ISO 50001:2018)
• Audit su procedure/istruzioni operative specifiche;
• Audit di verifica e monitoraggio performance su determinati processi e/o servizi;
• Gestione dell’intero processo di audit (contatti con i fornitori per pianificazione audit, attività di audit e backoffice, redazione di report);
• Redazione di appositi format di feedback fornitore.

Ma quali sono i vantaggi di averci al tuo fianco? La gestione delle attività di audit presso i fornitori si possono riassumere in:

• Standardizzazione del processo: utilizzare il medesimo metodo di valutazione su tutti i fornitori garantisce l’attendibilità di comparazione dei risultati;
• Tempi di gestione del personale interno aziendale: l’intero processo di audit (piano di audit, esecuzione audit, backoffice e redazione di report) viene gestito interamente da NIER;
• Gestione dei costi: Il costo delle attività di audit è stabilito in sede iniziale di contratto, quindi il committente conosce da subito il budget necessario alla verifica e al monitoraggio del parco fornitori;
• Comprendere le esigenze/aspettative del fornitore: mediante una maggiore comunicazione sul campo con i fornitori, ne derivano suggerimenti su come migliorare i propri prodotti/processi/ servizi;
• Individuazione di criticità e azioni sui fornitori e/o sui processi critici in modo da assicurare la Business Continuity;
• Imparzialità dell’auditor: un auditor esterno non ha alcune implicazione nelle dinamiche aziendali, questo garantisce un’attività imparziale ed una valutazione del fornitore oggettiva.