COSA SONO GLI AUDIT?

Ciascuna organizzazione che possiede un Sistema di Gestione, certificato oppure no, conduce ad intervalli prestabiliti degli Audit per verificare se i requisiti delle norme di riferimento sono applicati in modo consistente e se il Sistema di Gestione implementato permette realmente all’organizzazione di raggiungere efficientemente ed efficacemente gli obiettivi prefissati.

Col termine Audit si fa riferimento ad un processo sistematico, indipendente e documentato finalizzato ad ottenere evidenze oggettive per valutarle con obiettività al fine di determinare in quale misura i criteri dell’audit sono soddisfatti.

Il riferimento normativo dal quale deriva la suddetta definizione e che offre una linea guida per gli audit di Sistemi di Gestione, è la norma UNI EN ISO 19011:2018. La stessa suddivide gli audit nelle seguenti tre macro-tipologie:

• Audit di prima parte;
• Audit di seconda parte;
• Audit di terza parte.

Gli Audit di prima parte sono verifiche ispettive interne condotte da soggetti qualificati, interni oppure esterni all’organizzazione che, a intervalli prestabiliti, verificano l’efficacia e la conformità del Sistema di Gestione aziendale rispetto ai criteri di riferimento (es. la norma UNI EN ISO 9001, nel caso dei Sistemi di Gestione per la Qualità).

Gli Audit di seconda parte sono delle verifiche ispettive che l’organizzazione compie su Fornitori esterni e/o altri Stakeholders reputati significativi oppure critici e che devono pertanto essere monitorati.

Infine, gli Audit di terza parte raggruppano tutte quelle verifiche ispettive, realizzate da Organismi di Certificazione oppure di Accreditamento terzi, che verificano la conformità di prodotti e processi, rispetto a criteri di riferimento, e in caso di esito positivo della verifica, a seguito di specifico iter, provvedono a rilasciare certificati di conformità.

AUDIT DI SECONDA PARTE: SIGNIFICATO.

Negli ultimi anni, fattori economici, sociali e tecnologici hanno agevolato l’espansione delle organizzazioni oltre i propri confini territoriali, portando alla creazione di veri e propri mercati globali.

La naturale conseguenza è stata l’incremento dell’affidamento in Outsourcing di funzioni oppure di processi che prima erano gestiti all’interno delle organizzazioni stesse.

In aggiunta, il tema della Soddisfazione del Cliente, oggi è più che mai diventato un aspetto fondamentale dal quale le organizzazioni non possono, e non intendono, più prescindere. Questo risultato deriva dalla consapevolezza, ormai condivisa, che le scelte del Cliente, strettamente legate al suo livello di soddisfazione, servano ad orientare le decisioni strategiche, gestionali ed operative delle organizzazioni.

Alla luce di queste due considerazioni, la conoscenza della propria catena di fornitura è diventato un aspetto importante per ogni organizzazione.

Dichiarare la propria Vision e la propria Mission all’interno di Politiche aziendali è una condizione necessaria ma non più sufficiente. Le organizzazioni devono poter garantire la conformità dei prodotti e dei servizi offerti, valutando non solo sé stesse, con audit di prima parte, ma anche monitorando la propria Supply Chain per rilevare potenziali rischi e punti di debolezza.

Lo strumento valutativo di riferimento diventa l’audit di seconda parte che, se correttamente implementato, consente all’organizzazione di poter ottenere importanti informazioni per verificare se i fornitori significativi siano in grado di mantenere con continuità i requisiti di qualità rispetto ai criteri con i quali sono stati qualificati e scelti.

Naturalmente, le attività di audit devono essere gestite da personale qualificato, ancor meglio se in un team con skills differenti, in grado di comprendere a tutto campo, gli aspetti tecnici, gestionali ed operativi. Non solo, deve essere capace di valutare con obiettività e competenza i rischi e le opportunità connesse ai processi, ai prodotti e ai servizi oggetto di audit.

AUDIT DI II PARTE NEL SETTORE NUCLEARE: PROGETTO ITER E IL CONTROLLO DELLA SUPPLY CHAIN.

Nel settore nucleare viene prestata una particolare attenzione alla corretta e precisa gestione della Supply Chain. Le numerose organizzazioni che partecipano, ad esempio, al Progetto internazionale ITER sono chiamate a fornire importanti garanzie di qualità nei confronti dei Subcontractors di cui si avvalgono. Questo serve per l’erogazione dei servizi e la fornitura di prodotti e processi che saranno incorporati nella realizzazione e gestione della centrale a fusione nucleare ITER in fase di costruzione a Cadarache, nel sud della Francia.

Requisito imprescindibile, per poter partecipare al Progetto ITER, è l’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità, implementato in accordo alla norma UNI EN ISO 9001. Le organizzazioni devono non solo focalizzarsi sui processi organizzativi interni ma anche, come anticipato, nel controllo delle attività affidate in Outsourcing che può essere realizzato da team con competenze mediante audit di seconda parte.

A loro volta, lo stesso personale di Fusion for Energy (F4E) ed ITER Organization (IO),talvolta congiunti,effettuano dei periodici Quality Audit oppure delle Quality Assurance Supervision in cui verificano il rispetto dei requisiti di Qualità concordati nello specifico contratto di fornitura, realizzando pertanto degli audit di seconda parte. 

Durante queste attività, l’organizzione auditata (o supervisionata) è chiamata anche a descrivere il metodo per la selezione, la qualifica e il periodico monitoraggio dei suoi fornitori ritenuti critici e significativi. Inoltre, deve fornire le opportune evidenze di controllo in accordo al proprio Sistema di Gestione (es. relazioni, rapporti di audit, check list di controllo, certificazioni e referenze ecc.)

I Fornitori significativi e qualificati devono essere registrati nel Supply Chain Acceptance Register, noto con l’acronimo SCAR. Si tratta del documento che sintetizza i dettagli dei subfornitori coinvolti e che l’organizzazione deve tenere aggiornato e rendere disponibile a F4E ed IO, in accordo a quanto disciplinato dalla norma QA-115, che stabilisce i requisiti di qualità di riferimento per i contratti con F4E.