PROJECT MANAGEMENT: ESEMPIO DI PLANNING.

Immaginiamo che Mario, Project Manager di una società farmaceutica, venga chiamato a seguire un importante progetto che ha come obiettivo finale quello di realizzare una nuova linea di produzione nel mercato pharma.

Il Direttore dell’Area comunica a Mario che la linea dovrà esser pronta entro 3 anni da oggi e che il budget allocato per il progetto è pari a 10 milioni di euro.

Così Mario, il nostro PM, inizia subito ad attivare il procurement (approvvigionamento), lancia una gara per il progetto di ingegneria, una per la costruzione ed un’altra per la linea di produzione. Le società aggiudicatarie hanno costruito le loro offerte secondo stime approssimative basate su assunzioni (dato il numero esiguo di informazioni) e sull’esperienza pregressa. I numeri rientrano nel budget che Mario ha a disposizione. Si chiudono i contratti, li si firmano, e si comincia.

Ecco il piano:

Il budget di 10ml è stato quasi tutto impegnato. Mario è soddisfatto. Il progetto è già partito e raggiungerà anche l’obietto dei 3 anni. È uno schema classico, no?

Sei mesi dopo l’inizio delle attività di construction, però, Mario si ritrova a dover gestire una moltitudine di varianti in corso d’opera che non solo non erano state previste, ma il budget a disposizione è ormai esaurito. Il risultato è che il progetto, al termine della sua vita è stato completato fuori budget di circa 3ml e con un ritardo sul piano di circa 9 mesi. È facile immaginare quale sia stata la reazione del senior management della società per cui lavora Mario.

Ma cosa è accaduto? Cosa ha sottovalutato Mario?

Il nostro protagonista è passato dalla fase di initiation a quella di sviluppo (development), con le attività avviate in base alle esigenze contingenti di progetto. Mario ha mancato di pianificare come lo scope progettuale sarebbe stato gestito, come le attività sarebbero state schedulate e poi monitorate, come stimare le attività (tempi e costi) e quali strumenti utilizzare.

Mario ha saltato il processo di pianificazione, organizzazione e programmazione delle attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo processo, il Planning, coinvolge:

• Definizione di obiettivi chiari
• Stima delle risorse necessarie
• Creazione di una sequenza di attività
• Pianificazione dei tempi.

Inoltre, il planning tiene conto dei rischi potenziali e delle strategie di mitigazione per affrontarli.

Per comprendere appieno il concetto di Planning è necessario partire con l’illustrare cosa si intende per Project Life Cycle e Development Life Cycle.

Ogni progetto attraversa una serie di fasi dal suo inizio alla sua fine. L’insieme di queste fasi viene definito Project Life Cycle (PLC), che può essere di tipo predittivo o adattivo.

All’interno di un PLC generalmente vi sono una o più serie di fasi associate allo sviluppo di un prodotto, servizio o risultato. Queste fasi di sviluppo sono chiamate Development Life Cycle e possono avere caratteristiche di tipo predittivo, adattivo, iterativo, incrementale o ibrido.

GLI ASPETTI CRUCIALI DEL PLANNING.

Una delle principali ragioni per cui il planning è così importante nel project management è la sua capacità di ridurre i rischi. La pianificazione, infatti, consente di identificare e valutare i potenziali ostacoli e le sfide che potrebbero sorgere durante il corso del progetto (rischi), e una volta individuati, il team di project management può sviluppare strategie di mitigazione per affrontarli in modo efficace.

Questo significa che il progetto sarà più preparato ad affrontare gli imprevisti e sarà in grado di adattarsi alle circostanze mutevoli.

Un altro aspetto cruciale del planning è la gestione delle risorse. Questo include la pianificazione delle risorse umane, finanziarie e materiali necessarie per portare a termine il progetto con successo. Senza una pianificazione accurata delle risorse, potrebbe verificarsi uno spreco di tempo e denaro preziosi, o il progetto potrebbe non essere in grado di raggiungere i suoi obiettivi.

La pianificazione nel project management comporta anche la comunicazione con le parti interessate. La creazione di piani chiari e ben definiti aiuta a comunicare in modo efficace gli obiettivi, i tempi e le aspettative del progetto a tutte le parti coinvolte. Questo include il team di lavoro, i clienti, i fornitori e altre parti interessate.

Per raggiungere una pianificazione efficace è essenziale utilizzare gli strumenti giusti. Alcuni degli strumenti più comuni includono:

• Diagramma di Gantt
• Matrice delle responsabilità
• Software di project management
• Metodologie di project management

È importante sottolineare che la pianificazione deve essere flessibile perché i progetti possono incontrare ostacoli imprevisti, cambiamenti nei requisiti o rischi emergenti. La capacità di apportare modifiche al piano in modo razionale e ben ponderato è una delle abilità chiave di un buon project manager. La flessibilità nel piano consente di affrontare meglio le sfide e di continuare a lavorare verso il raggiungimento degli obiettivi, anche quando si verificano ostacoli inaspettati.

In sintesi, il planning è un elemento imprescindibile nel project management. Investire tempo e risorse nella pianificazione iniziale porta al raggiungimento degli obiettivi del progetto e al successo complessivo dell’organizzazione.