Quando parliamo di scope creep? Nel momento in cui si verifica l’espansione incontrollata o non pianificata degli obiettivi di un progetto a causa delle continue richieste di modifiche. Può capitare soprattutto quando vengono aggiunte funzionalità o requisiti non inizialmente concordati.

Le cause dello scope creep includono un ambito di progetto non ben definito, la mancanza di controllo delle modifiche, l’assenza dell’analisi dei rischi e la gestione scadente. Gli effetti negativi possono comportare un aumento incontrollato dei costi, l’incapacità di raggiungere gli obiettivi, l’insoddisfazione dei clienti e l’impossibilità di completare il progetto.

Lo scope creep sembra una situazione totalmente negativa, in realtà può avere anche effetti positivi: come un aumento delle entrate o lo sviluppo di nuovi progetti. Tuttavia, lo scope creep è meglio evitarlo e per riuscirci è necessaria un’attenta pianificazione e implementazione del progetto.

Per scongiurare lo scope creep è cruciale avere:

• Organizzazione dettagliata del progetto
• Definizione chiara dell’ambito
• Uso di strumenti come il project charter
• Piano di lavoro
• Documento SOW (Statement Of Work)
• Gestione delle modifiche
• Comunicazione efficace con il team e i clienti

Non solo, è necessaria la gestione attenta dell’ambito e dei requisiti insieme all’coinvolgimento costante dei clienti. La definizione di obiettivi SMART, l’uso di software di gestione dei progetti e il monitoraggio regolare dello stato del progetto sono altrettante strategie utili.

Inoltre, la durata del progetto dovrebbe essere mantenuta breve e la suddivisione in fasi più piccole può aiutare a evitare il rischio di cedere allo scope creep. La gestione attenta della programmazione del progetto e la consapevolezza delle penalità possono contribuire a mantenere il team motivato e concentrato sugli obiettivi.

GLI IMPATTI ECONOMICI DELLO SCOPE CREEP.

1. Aumento dei Costi

Uno dei principali impatti economici dello scope creep è l’aumento dei costi. Quando il progetto si espande, possono essere necessarie risorse aggiuntive, come personale extra, attrezzature o tecnologie, portando a un aumento dei costi complessivi.

2. Ritardi nella tempistica

L’introduzione di nuovi requisiti o modifiche significative può richiedere tempo aggiuntivo per la pianificazione, lo sviluppo e il controllo di qualità, influendo sulla tempistica e, di conseguenza, sui costi.

3. Risorse Sottoutilizzate

Se le risorse sono state inizialmente allocate in base al piano originale del progetto, l’allargamento dello scope può portare a una sottoutilizzazione delle risorse. Questo spreco può contribuire agli aumenti dei costi e alla perdita di efficienza.

4. Complessità Gestionale

La gestione di uno scope creep può diventare più complessa. È necessario coordinare e comunicare le nuove richieste a tutte le parti interessate, e questo può richiedere tempo ed energie aggiuntive da parte del team di gestione del progetto.

5. Rischio di Insoddisfazione del Cliente

Se il cliente non è coinvolto nel modo giusto durante i cambiamenti dello scope, potrebbe essere insoddisfatto dei risultati finali o dei costi aggiuntivi. La soddisfazione del cliente è fondamentale per la reputazione dell’azienda e le opportunità future.

6. Impatto sull’Efficienza Operativa

L’aggiunta di funzionalità o requisiti non previsti inizialmente può influire sull’efficienza operativa. La squadra potrebbe dover adattare i processi esistenti o sviluppare nuove competenze per gestire i nuovi requisiti, il che può comportare un aumento dei costi operativi.

7. Perdita di Flessibilità

 Lo scope creep può rendere il progetto più rigido e meno flessibile. Gli adattamenti dell’ultimo minuto possono diventare difficili, e questo può influire sulla capacità del progetto di rispondere ai cambiamenti del mercato o alle esigenze dei clienti.

In conclusione, per mitigare gli impatti economici dello scope creep è necessario stabilire tre punti chiave:

• Processi chiari di gestione dei cambiamenti,
• Coinvolgere le parti interessate in modo proattivo
• Comunicare apertamente con il cliente.

La gestione preventiva può aiutare a mantenere il progetto all’interno dei limiti di budget e ad evitare ritardi indesiderati.

Un altro fattore del project management da non sottovalutare è il Planning, ne parliamo in questo articolo.