Gestionale HR web-based: MatriSkillS è nato dall’esperienza software di NIER.

A cura di Cesare Sassoli ed Emiliano La Cara
[Fullstack Developer e Direttore Area Ingegneria del Software]

INTRODUZIONE.

Un’organizzazione efficiente passa anche dalla scelta degli strumenti di lavoro. In NIER, abbiamo un approccio orientato al Know-How sharing e alla continua formazione interna, ne abbiamo parlato qui e qui.

Questo approccio ci ha permesso di dare vita a un sistema Software Web-Based progettato per rispondere alle nostre esigenze di ottimizzazione del valore più prezioso che abbiamo: le persone.

Il progetto software è nato con lo scopo di digitalizzare la gestione delle competenze possedute in Azienda, la cosiddetta Matrice di competenze, definita e gestita, in modo non ideale, con fogli di calcolo. Abbiamo così dato voce al nostro approccio orientato allo sviluppo software e ci siamo spinti oltre: il software che doveva gestire una matrice di competenze si è evoluto in qualcosa di articolato, innovativo e funzionale in modo da rappresentare una preziosa freccia nella faretra della funzione HR (Human Resources).

Questo gestionale HR prende il nome di MatriSkillS e promette di diventare un supporto decisionale per le Aree delle Risorse Umane, perché fa leva sull’integrazione della metodologia di Business Intelligence.

Se ci chiedi se MatriSkillS può essere utilizzato anche da aziende diverse da NIER, la risposta è assolutamente sì.

Ma vediamo meglio perché questo gestionale HR può essere realmente utile.

GESTIONE DIGITALE STRUTTURATA DELLE COMPETENZE.

Uno dei punti chiave di MatriSkillS è la capacità di gestire in modo digitale e strutturato l’intero insieme di competenze possedute in azienda. È possibile creare un inventario dettagliato delle competenze di ogni collaboratore, consentendo una visione chiara delle abilità, delle conoscenze tecniche, con relativo grado di esperienza, e delle qualifiche di ciascun dipendente. Questa gestione ci permette di allocare le risorse in modo più efficace, pianificare lo sviluppo delle competenze e favorire una cultura aziendale basata sulla crescita sia professionale che personale. Non sarà più necessario per i Responsabili creare sondaggi per intercettare chi possiede determinate competenze e il giusto grado di seniority per sviluppare un progetto o partecipare a un bando di gara: sarà tutto costantemente aggiornato e a portata di click. Infatti, MatriSkillS implementa un meccanismo che permette al Database di Competenze di crescere sotto controllo, grazie alla ideazione di un protocollo che evita il proliferare di definizioni e diciture che non renderebbero univoca la ricerca delle competenze.

Con il motore di ricerca è possibile avere a disposizione il sottoinsieme dei collaboratori che possiede le specifiche competenze richieste e, oltre alla matrice ricavata, è possibile esportare in un click il relativo CV in formato PDF, compatibile al formato europeo, che sarà sempre aggiornato alle esperienze maturate da ciascuno.

Inoltre, ogni collaboratore sarà guidato, grazie ad un sistema temporizzato di reminder, ad aggiornare periodicamente il proprio profilo anagrafico ed il relativo bagaglio tecnico-professionale. MatriSkillS metterà così in evidenza e monitorerà anche il progresso delle competenze di ogni collaboratore, permettendo ai Responsabili di capire come ottimizzare il percorso di crescita.

GESTIONALE HR – CONTROLLO E MONITORAGGIO AVANZATI.

MatriSkillS offre potenti strumenti di controllo e monitoraggio per la funzione HR permettendo la generazione di report personalizzati per valutare il rendimento aziendale in modo puntuale.

La base dati che alimenta MatriSkillS, come dicevamo, è popolata direttamente dai collaboratori: questa mole di dati viene, successivamente, arricchita di tutte le informazioni sensibili tipicamente gestite da HR (adempimenti burocratici e medici, Remunerazioni, anzianità, percorso in azienda negli anni etc). I principali dati del collaboratore vengono salvati in maniera storicizzata permettendo di poter valutare l’evoluzione nel tempo di ogni dato monitorato, potendo ricavare una fotografia precisa dell’azienda nel corso del tempo o in una specifica finestra temporale.

Insomma, la possibilità di navigare e processare i dati non pone limiti.

La analisi dei dati avviene anche tramite strumenti di Business Intelligence integrati, come PowerBI, che permettono di prender decisioni informate (decisioni informed) in tempo reale in base alle contingenze aziendali. Questo avviene grazie alla estrazione di KPI, metriche, filtraggi attivi, potenziati dalla capillarità ottenibile grazie al drill-up / drill-down dell’aggregazione di dati,. La potenza di valutazione dei dati è molto elevata.

Molto spesso, questo tipo di analisi vengono fatte su Excel e nel tempo tendono a diventare ingestibili, seppure condivisi in cloud. Inoltre, sono richieste competenze avanzate per post processare i dati oltre a un effort considerevole da parte dei dipendenti HR per ricordare, attraverso reminder a calendario, le scadenze relative a ogni dipendente (visite mediche, termini contrattuali, scadenze piani formativi, etc). MatriSkillS è il gestionale HR che supera questa macchinosità grazie allo sviluppo di uno scadenzario integrato con cui HR può interfacciarsi senza preoccuparsi della sua manutenibilità.

INTEGRAZIONE COMPLETA CON IL PROCESSO DI RECRUITING E PEOPLE REVIEW.

MatriSkillS non rappresenta solamente un timone digitale per HR e per l’Azienda, ma si integra in modo completo anche con il processo di recruiting e People Review. Infatti, MatriSkillS smista le candidature sottoposte tramite la sezione “lavora con noi” del Sito Aziendale e le convoglia nella sua sezione specifica in cui HR può immediatamente riportare note e valutazioni, in definite scale di interesse, per agevolare la gestione delle candidature.

Non solo, MatriSkillS integra anche un sistema di gestione del processo di People Review, che avviene contestualmente ai colloqui di feedback annuali in cui ciascun collaboratore si confronta con i propri responsabili per fare una valutazione dell’anno appena trascorso e definire i prossimi obiettivi. MatriSkillS permette di storicizzare le osservazioni e le valutazioni sia dei responsabili che di ogni collaboratore nel tempo, così da avere una fotografia del percorso che Azienda e dipendente stanno portando avanti al fine di ottimizzare le scelte per ogni singolo.

ARCHITETTURA SW E TECNOLOGIE.

MatriSkillS è sviluppato con una architettura Client/Server suddivisa in 3 moduli software principali: il Backend, il Frontend e il Database.

Il deploy dell’applicazione avviene attraverso un processo di CI/CD (Continuous Integration, Continuous Deployment) in modo da garantire che, a fronte di un aggiornamento del software avvenga una adeguata verifica, attraverso test di integrazione, delle funzionalità dell’applicazione distribuita. Per l’implementazione della CI/CD, abbiamo utilizzato Azure Pipeline, servizio offerto da Microsoft Azure.

Il deploy dell’applicazione è stato implementato mediante l’impacchettamento delle applicazioni in container Docker. I moduli pertanto girano in un ambiente isolato e portabile che ne facilita il deploy su qualsiasi ambiente server compatibile. Questo approccio ci ha permesso di gestire facilmente le dipendenze tra i moduli e di mantenere un ambiente di esecuzione coerente anche su server differenti.

Il Backend, interfacciandosi con il Database, rappresenta l’anello di congiunzione tra quest’ultimo ed il Frontend:modifica o recupera le informazioni richieste e fornisce un completo set di API (Application programming interface) al Client.

Per il Backend abbiamo optato per la tecnologia Python, framework Flask. Questo framework è leggero e flessibile per lo sviluppo di BackEnd in applicazioni web ed offre un ambiente di sviluppo pulito ed un’ampia varietà di estensioni, rendendolo ideale per costruire un’applicazione altamente personalizzata e scalabile.

Le funzionalità messe a disposizione e la visibilità dei dati sono ritagliate opportunamente a seconda dei Ruoli Utente previsti (ad es. HR, responsabili, amministratori di sistema, collaboratori). Per permettere la massima flessibilità è stato impostato un sistema di ruoli/permessi dove ogni singola azione può essere associata ai ruoli definiti all’interno dell’organizzazione.

Il Frontend è stato sviluppato con una moderna interfaccia grafica (UI) sfruttando le potenzialità offerte dalla maggior parte dei browser contemporanei. L’interfaccia si adatta ad essere usata su ogni tipo di schermo e dispositivo, seguendo i principi di progettazione del Responsive Design.   

Le maschere di compilazione sono intuitive e veloci, garantendo un’ottima User Experience . L’utente finale potrà muoversi con semplicità tra le schede tematiche riguardanti l’anagrafica, lo storico professionale, la formazione conseguita, le competenze aziendali e le informazioni relative alla posizione all’interno dell’organizzazione.

Per il FrontEnd abbiamo optato per la tecnologia Vue.js, un framework JavaScript progressivo che consente la creazione di interfacce utente reattive e performanti. L’approccio modulare di Vue.js si è rivelato fondamentale per la progettazione dell’interfaccia utente. La sua capacità di gestire la visualizzazione dei dati e delle interazioni utente ha migliorato significativamente la UX.

Come Database, abbiamo scelto MongoDB, un Database NoSQL che offre massima scalabilità e configurabilità dei dati ed è particolarmente adatto per archiviare dati di natura eterogenea, garantendo prestazioni ottimali. Questa scelta ci consente la libertà di ridefinire facilmente i dati, in quanto l’applicazione stessa prevede che questi ultimi possano crescere e variare nel tempo, adattandosi alle esigenze che si possono manifestare durante l’utilizzo.

GESTIONALE HR MATRISKILLS – CONCLUSIONI.

In conclusione, possiamo dire che MatriSkillS, nata come una soluzione interna di NIER per aiutare nel lavoro il Team HR, si candida a rappresentare una soluzione valida per quelle realtà aziendali che desiderino gestire in modo efficace i propri collaboratori e le competenze aziendali. Siamo convinti che questo gestionale HR possa contribuire in modo significativo ad aiutare i reparti delle Risorse Umane di molte aziende. D’altronde, l’abbiamo testato su noi stessi.