Per molte aziende si può dire essersi aperto un nuovo capitolo di graduale re-inizio. Così come per parte delle nostre vite personali e dei nostri colleghi, collaboratori e team di lavoro. Seppure ancora all’interno di uno scenario imprevedibile.

Può la tecnologia entrare in aiuto e agevolare un percorso di transizione del modo di organizzare il lavoro in azienda che sembra inevitabile?

Sembra proprio di sì.
A patto che siano – in particolare parlando di App per prenotare e gestire sia gli spazi standard in ufficio, sia quelli “nuovi” – innovazioni nate con determinate caratteristiche e che vengano adottate in azienda con specifici presupposti.

L’esperta intervistata:
• Laura Rocchi – resp.le Area Ricerca & Innovazione | NIER Ingegneria

1- Con l’inizio di una nuova fase di riaperture, società e professionisti hanno una grande sfida davanti: trovare un nuovo equilibrio sperimentando e implementando forme operative “ibride”, tra il rientro in ufficio e il lavoro in remoto.

Un’app per prenotare postazioni di lavoro su cosa può agevolare HR Manager e General Service Manager in questo percorso di re-inizio?

È evidente che la pandemia ha accelerato dei processi che erano già in nuce, ha cambiato delle abitudini, generato riflessioni, capacità di adattamento e l’idea di una nuova “normalità”, sotto tanti punti di vista. Ed è un bene che ci siano cambiamenti: è segno che l’uomo tende sempre a migliorarsi. La cosa peggiore sarebbe se da questa pandemia non ne uscissimo cambiati.

Abbiamo passato mesi a lavorare da casa. Abbiamo scoperto che funziona, che è efficace, talvolta addirittura più efficiente che lo stare in ufficio.

Ma abbiamo anche scoperto che l’uomo è fatto per le relazioni, che la crescita avviene per contaminazione, che le idee si generano in confronti serrati. Per cui è fondamentale il ritorno in ufficio, anche per quelle realtà che potrebbero remotizzarsi completamente. Non è un caso che grosse realtà hi-tech, ma anche PMI, stiano ora proponendo con insistenza il ritorno in ufficio dei collaboratori.

Si arriverà a un equilibrio fra le diverse esperienze, e non sarà uguale per tutti. C’è bisogno di flessibilità: abbiamo imparato cosa significa pranzare a casa ogni tanto, cosa significa poter ottimizzare i tempi grazie alle riunioni online, minimizzare gli spostamenti con maggiore sostenibilità.

Stiamo imparando (cosa ancora poco italiana, ma pian piano…) a lavorare e a misurarci per obiettivi e non appena per ore lavorate. Nello stesso tempo abbiamo bisogno di ordine e fisicità, caratteristiche date da orari di ufficio e presenza.

Il come, il quanto dipendono da come l’azienda si vuole strutturare. Sicuramente ci sarà un contesto misto che prevede una gestione, il più possibile semplice e ordinata.

Non è sicuramente un’app o una soluzione smart a poter risolver questo processo, ma essa può essere un tool, un attrezzo del mestiere per facilitare il lavoro.

Un sistema semplice, che, quasi a dare l’esempio, lavori per obiettivi: l’obiettivo di aiutare nella gestione del lavoro misto fra lavoro in remoto e in presenza, magari con spazi di lavoro ottimizzati e postazioni condivise.

Che possa anche aiutare i team leader a sapere chi sarà presente e quando, per migliorare le attività o per verificarle. Che possa gestire scrivanie e postazioni di lavoro condivise, effettuare la prenotazione di sale riunioni – che si trasformano in uffici al bisogno -, di sale mensa o break che possano trasformarsi in meeting point etc.

Sono queste dinamiche e comportamenti che accadono già, ma che, crescendo, chiedono di essere gestiti.

2- Si può – e forse, considerata la “confusione” che caratterizza il dibattito nazionale sul tema, si deve – affermare che non esiste la tecnologia per fare smart working, ma esiste quella per rendere smart il modo di lavorare.

Come ci possono (e devono) riuscire le app per la gestione degli spazi di lavoro di coworking e in azienda?

Siamo invasi da software e app. Anche come cittadini la digitalizzazione ci ha reso da un lato sempre più indipendenti, capaci di fare cose impensabili, “anything and anyhere”. Questo però sta diventando troppo pervasivo.

Senza entrare nel merito della problematica dati profili e privacy, ci è chiesto sempre di confrontarci con dei software e il processo è irreversibile. Ora siamo di fronte al rischio di diventarne schiavi, con un appesantimento.

L’avere sistemi digitali che ti permettono di fare di più e più in fretta, devono aiutare, non fare sì che si faccia semplicemente molto di più, in un turbine frenetico di cose da fare, ed eventualmente con complicazioni. Insomma, avanti il software e la digitalizzazione, ma a servizio della persona e non viceversa.

Questo vale ancora di più nell’ambiente di lavoro! Quindi, quali le caratteristiche di un app che aiuti la nuova riorganizzazione lavorativa? Affinché non sia l’ennesima, deve davvero essere semplice.

Magari anche a costo di avere obiettivi ben definiti, resistendo alla tentazione, dietro l’angolo, del “general purpose” (faccio tutto!). Fare quello che deve fare, farlo bene, cominciando a implementare i concetti di ergonomia anche nel mondo del software.

Non esiste una tecnologia che rende smart il modo di lavorare. È l’uomo a farlo! E la tecnologia è smart se lo siamo noi che la creiamo.

3- Le applicazioni, possiamo dire, sono innovative solo quando non stravolgono i processi e gli strumenti aziendali consolidati, complicando il lavoro di tutti, ma quando si armonizzano con essi, migliorandoli e semplificandoli.

Come e quali caratteristiche dovrebbe avere un’app per prenotare postazioni di lavoro per centrare questo obiettivo?

Come detto, semplice e intuitiva, con pochi obiettivi centrati perfettamente, in modo efficace ed efficiente.

Il software, per sua natura, imbriglia la creatività e imprevedibilità della natura umana. Per semplificare e aiutare, deve poter rispondere bene a ciò per cui è stato fatto.

E c’è una cosa imprescindibile: dietro a ogni tecnologia ci devono essere bravi e seri professionisti che ambiscono a fare un progetto perfetto. E ad essere davvero disposti a migliorarlo insieme ai clienti. In una parola: personalizzazione.

Infatti, la perfezione non è di questo mondo. Ma l’ambizione e la volontà verso di essa sì.

4- WAPPING è stata ideata e creata a Maggio 2020, a cavallo tra la prima ondata pandemica e la “fase 2”: com’è cambiata l’app nel corso delle varie fasi emergenziali e quali sono le ultime release create per proteggere, dare continuità e semplificare il lavoro di aziende e uffici?

Siamo cambiati innanzitutto noi. Noi che l’abbiamo pensata, e chi la sta utilizzando. E quindi l’app.
La realtà delle cose deve guidare lo sviluppo di un tool, non viceversa. Il punto di partenza è quindi l’utente e il contesto in cui è coinvolto.

WAPPING ante-litteram, ci siamo trovati a pensarla in un momento di assoluta discontinuità con la normalità forse già a marzo/aprile dell’anno scorso. Nella situazione surreale e di sgomento del primo lockdown, siamo partiti da quel che siamo, reagendo con il desiderio di fare qualcosa di utile.

Non siamo medici, non possiamo dare tanto, ma possiamo fare qualcosa.

Ripensando quindi a quella che era chiamata “ripresa” o appunto fase 2, ci siamo immaginati modalità di gestione di code, checkin e misurazione della temperatura in azienda, controllo accessi, sicurezza e audit di verifica, prenotazione postazione di lavoro per contingentazione, tracciamento.

Man mano, le circostanze fanno da setaccio e rimane il buono. Abbiamo visto che la vera utilità era quest’ultima nell’intento anche di andare oltre la fase emergenziale.

Anche la grafica che abbiamo scelto, quasi eccessivamente vivace per una banda di ingegneri e softwaristi, ha in sé l’idea di positività e di nuovo inizio.

Abbiamo avuto ragione, e ora WAPPING, pur partendo dal tema contingentazione e tracciamento compresenze, si conferma strumento adatto per guardare e affrontare insieme le fasi di trasformazione del lavoro.

Gestione smartworking, remotizzazione del lavoro, gestione dei team in termini di compresenze. Organizzazione di spazi, di spazi condivisi, parcheggi e sale riunioni.

E da qui un possibile prossimo obiettivo: una sinergia con architetti e progettisti degli spazi lavorativi, HR e direzioni aziendali, nell’ottica di individuare modelli di lavoro sempre più a misura d’uomo e, di conseguenza, a misura d’azienda

Saremo felici di aiutare la tua azienda nel gestire in sicurezza il lavoro in presenza e da remoto grazie a WAPPING