(Aggiornamento all’08 Aprile 2021)
Una guida aggiornata per rispondere alle domande più importanti sui Codici UFI per le società che producono o trasportano articoli che contengono miscele pericolose:
1. Codici UFI: cosa sono e che funzione hanno
1.1 Chi è soggetto a obbligo di NOTIFICA e CODICE UFI e cosa deve fare?
1.2 Come si generano i Codici UFI e con quali tempistiche vanno inclusi sull’etichetta?
2. Cosa devono e possono fare le Aziende per gestire e trasmettere i Codici UFI?
2.1 Come si preparano le Notifiche la trasmissione delle Informazioni?
3. Quali sono le scadenze entro cui presentare la notifica e relativo codice UFI?

Codici UFI: cosa sono e che funzione hanno

L’identificatore unico di formula (UFI) è un codice unico (ad esempio: YV9K-3J9A-G209-C2T7) che occorre indicare sia nella trasmissione delle informazioni sia sull’etichetta o in alcuni casi sull’imballaggio dei prodotti che contengono una miscela pericolosa.

Il 22 marzo 2017 è stato pubblicato il Regolamento (UE) 2017/542 in cui vengono stabilite dall’Agenzia ECHA le nuove modalità di notifica per le miscele pericolose, obbligatorie in tutti gli Stati membri dell’UE.

L’UFI riportato sull’etichetta o sull’imballaggio deve essere preceduto dall’acronimo “UFI” per aiutare a distinguere il codice da altri identificatori. Qualora i prodotti non siano confezionati, o in alternativa all’etichetta per prodotti utilizzati nei siti industriali, l’UFI deve essere indicato nella sezione 1.1 della scheda di dati di sicurezza.

La condizione per l’assegnazione di un UFI è che tutti i prodotti etichettati con lo stesso UFI debbano avere la stessa composizione di miscela.

Il Codice UFI ha il principale scopo di stabilire un legame univoco tra le informazioni fornite su una miscela attraverso la notifica e il prodotto corrispondente immesso sul mercato, il che contribuisce a garantire che, in caso di incidente, venga rapidamente individuata la risposta di emergenza sanitaria appropriata.

Unitamente al nome commerciale di un prodotto, pertanto, l’UFI permette al centro antiveleni di identificare con precisione sia il prodotto coinvolto in un caso di avvelenamento sia la composizione della miscela contenuta in tale prodotto.

Chi è soggetto a obbligo di NOTIFICA e CODICE UFI e cosa deve fare?

Secondo le definizioni di cui all’articolo 45 del regolamento CLP, i soggetti obbligati sono gli importatori e gli utilizzatori a valle che immettono sul mercato miscele pericolose.

Con l’armonizzazione delle prescrizioni in materia di informazione, le prescrizioni nazionali esistenti all’interno dell’UE sono state sostituite da una serie di prescrizioni in materia di informazione e da un formato di trasmissione dei dati, il formato Poison Centres Notification (PCN, formato di notifica ai centri antiveleni).

L’obbligo si applica alle miscele immesse sul mercato che sono classificate come pericolose in ragione dei loro rischi fisici o per la salute umana, compresi i biocidi e i prodotti fitosanitari, mentre non si applica alle miscele considerate pericolose solo per l’ambiente.

Sarà necessario fornire la composizione chimica completa della miscela. Ciò significa che occorre indicare le concentrazioni esatte o gli intervalli di concentrazione dei componenti pericolosi e di quelli non pericolosi, ossia maggiori informazioni rispetto a quelle di norma presenti in una scheda di dati di sicurezza.

È richiesta la classificazione e l’etichettatura della miscela/del prodotto finale e, oltre a questo, sarà necessario fornire le informazioni sulla classificazione dei componenti della sostanza e della miscela in miscela (MiM) (comprese le sostanze contenute nelle MiM).

Sarà necessario fornire le informazioni tossicologiche sulla miscela, che dovranno essere fornite come testo libero e in genere sono disponibili nella sezione 11 di una scheda di dati di sicurezza.

Occorre inoltre assegnare una categoria al prodotto in base alla sua principale destinazione (per esempio detergente per stoviglie, adesivo, pittura decorativa) conformemente al sistema europeo di categorizzazione dei prodotti (EuPCS).

Tutte le trasmissioni devono altresì includere informazioni che identifichino l’incaricato della trasmissione, il prodotto (per esempio il nome commerciale, l’imballaggio, il colore) e indicare se la miscela sia destinata a usi domestici, professionali o industriali.

Le miscele esentate dalle prescrizioni in materia di trasmissione includono inoltre:

• miscele radioattive;
• miscele sottoposte a vigilanza doganale;
• miscele utilizzate nella ricerca e nello sviluppo scientifici;
• prodotti medicinali e veterinari, prodotti cosmetici, dispositivi medici, nonché alimenti e mangimi;
• miscele classificate solo come gas sotto pressione ed esplosivi. 

Come si generano i Codici UFI e con quali tempistiche vanno inclusi sull’etichetta?

Gli UFI possono essere assegnati in diversi modi.
L’approccio miscela-centrico e quello prodotto-centrico sono comunemente usati, ma è possibile utilizzarne altri, per esempio basati su aspetti relativi al mercato, alla lingua o all’etichettatura.

Per creare un Codice, attraverso un generatore di UFI, sono necessari:

• la partita IVA della propria azienda e
• un numero di formulazione specifico per la miscela.

La responsabilità della gestione degli UFI ricade sull’azienda che, molto probabilmente, utilizza già dei codici di formulazione interni. Se sono solo numerici, composti da cifre comprese tra 0 e 268 435 255, possono essere utilizzati direttamente per generare UFI.

In altri casi sarà necessario assegnare prima un nuovo numero di formulazione alle proprie miscele. È essenziale non riutilizzare lo stesso numero di formulazione quando le miscele hanno composizioni diverse.

Occorrono un nuovo UFI e una nuova etichetta ogni volta che:

• viene aggiunto, sostituito o eliminato un componente della miscela;
• l’alterazione delle concentrazioni dei componenti eccede le variazioni consentite;
• il fornitore modifica l’UFI di una “miscela in miscela”.

L’UFI deve essere incluso sull’etichetta del prodotto (o nella Scheda Dati di Sicurezza SDS in taluni casi) e deve corrispondere alle informazioni trasmesse. In tal modo si garantisce un collegamento con le informazioni relative alla miscela in caso d’emergenza.

Per i prodotti notificati a norma della legislazione nazionale, che sono già stati immessi sul mercato, la rietichettatura dei prodotti con l’UFI deve essere pianificata in anticipo. Qualora non vi siano modifiche relative alla miscela prima della fine del periodo di transizione, si può scegliere se notificare secondo le nuove norme in qualsiasi momento fino al 2025, ed è caldamente raccomandata la conseguente rietichettatura del prodotto con l’UFI, che deve corrispondere alla trasmissione delle informazioni.

In tutte le situazioni, i tempi per includere l’UFI nell’etichetta del prodotto dovrebbero coincidere con la presentazione di informazioni armonizzate. Se l’UFI non è stato validamente notificato allo Stato membro interessato, si raccomanda di non apporlo sull’etichetta del prodotto. In tali casi, un “UFI vuoto” non sarà di alcuna utilità per i centri antiveleni in caso di emergenza.

Cosa devono e possono fare le Aziende per gestire e trasmettere i Codici UFI?

La creazione e gestione dei Codici UFI parte da 2 fondamentali considerazioni:

1. Occorre individuare quali prodotti sono stati precedentemente notificati e i paesi in cui essi si trovano sul mercato. La lingua utilizzata nella trasmissione deve essere quella indicata dallo Stato membro in cui la miscela è immessa sul mercato.
2. È necessario poi stabilire le tipologie d’uso o i tipi di ciascun prodotto, poiché da questi dipendono la relativa data di applicabilità e le prescrizioni in materia di informazione. Esistono tre diverse tipologie d’uso:
   • uso al consumo o professionale – data di conformità prorogata a partire da gennaio 2021;
   • uso industriale – data di conformità a partire da gennaio 2024.

Se un prodotto è destinato a più di uno degli usi di cui sopra, sia per uso diretto sia per la sua presenza in un prodotto riformulato a valle della catena di approvvigionamento, si applica la prima data di applicabilità utile.

Un’efficace comunicazione a monte e a valle della catena di approvvigionamento assicura che tutti gli attori dispongano delle informazioni più aggiornate sulla miscela.

Inoltre, le aziende che gestiscono un ampio portafoglio di prodotti possono decidere di sviluppare un proprio generatore nel sistema informatico dell’azienda per una più efficiente creazione di serie di UFI.

In concreto, le aziende possono organizzarsi seguendo un iter essenziale:

• GENERANDO UN CODICE UFI per ciascuna formulazione, ri-etichettando i prodotti già immessi sul mercato e revisionando le SDS;
• MONITORANDO dal sito dell’Agenzia ECHA quanti e quali Stati membri potrebbero implementare sistemi di notifica paralleli al Portale PCN;
• DEFINENDO la DESTINAZIONE FINALE delle miscele, per stabilire le tempistiche entro cui effettuare la notifica;
• PREPARANDO un file PCN in tante lingue quanti sono gli Stati membri in cui il prodotto è immesso sul mercato, un vero e proprio DOSSIER necessario ad effettuare la notifica tramite il portale;
• ASSEGNANDO a ciascuna miscela una CATEGORIA DI PRODOTTO tra quelle definite nel sistema armonizzato EuPCS (European Product Categorisation System).

Come si preparano le Notifiche la trasmissione delle Informazioni?

L’Allegato VIII del Regolamento CLP ha introdotto diverse NOVITÀ IMPORTANTI, con l’obiettivo di poter gestire, in tutti i Centri Antiveleni, le informazioni in maniera armonizzata, identificando le miscele in maniera più rapida e univoca e rispondendo più efficacemente alle emergenze mediche.

In particolare:

• la notifica deve essere effettuata PRIMA dell’immissione sul mercato della miscela;
• è necessario assegnare a ciascuna formulazione uno specifico codice, l’UFI (Identificatore Unico di Formula) che deve essere inserito in etichetta e in scheda dati di sicurezza;
• sarà possibile notificare tali informazioni utilizzando un sistema centralizzato messo a disposizione da ECHA in tutte le lingue dell’Unione Europea.

L’ECHA ha creato un formato armonizzato di notifica ai centri antiveleni (PCN) per trasmettere a questi ultimi le informazioni richieste.

Il portale di notifica dell’ECHA, disponibile sul sito web dei centri antiveleni dell’ECHA, è uno strumento per la preparazione e la trasmissione online delle informazioni conformemente al formato armonizzato.

L’ECHA ha predisposto tre modi diversi per preparare la trasmissione di informazioni ai centri antiveleni:

• il servizio IUCLID Cloud per gli utenti che desiderano preparare le notifiche online;
• la piattaforma IUCLID 6, utilizzando un’interfaccia PCN specifica che assiste coloro che sono intenzionati a preparare le informazioni offline. Le notifiche possono essere presentate mediante la funzionalità di caricamento e trasmissione presente sul portale di notifica dell’ECHA;
• un’integrazione tra sistemi per gli utenti di livello avanzato che intendono modificare direttamente il formato XML, per esempio nel caso in cui i sistemi industriali generino automaticamente i dati. Per maggiori informazioni si rimanda alla pagina dedicata relativa al formato PCN.

Quali sono le scadenze entro cui presentare la notifica e relativo codice UFI?

L’Allegato VIII prevede dei periodi transitori in relazione all’utilizzo finale delle miscele.

Per quanto riguarda tutti i «nuovi» prodotti non ancora notificati ai sensi della normativa nazionale, occorre trasmettere le informazioni richieste prima di immettere la miscela sul mercato.

La trasmissione deve essere effettuata nel formato armonizzato, in base alla pertinente data di decorrenza. Tale data dipende dalla tipologia d’uso, ossia dall’utilizzatore finale, della miscela:

• 1º gennaio 2021 per l’uso da parte del consumatore o per uso professionale;
• 1º gennaio 2024 per l’uso industriale.

Prima di queste date, le miscele possono essere soggette alle prescrizioni nazionali vigenti e i soggetti obbligati devono contattare l’organismo designato nel paese di interesse per ricevere ulteriori informazioni. 

Per tutti i prodotti che sono stati notificati in precedenza e sono già sul mercato, le notifiche resteranno valide fino al 1º gennaio 2025 o fino a quando non verranno apportate modifiche al prodotto.
Per esempio, con modifiche alla composizione della miscela, alle proprietà tossicologiche o agli identificatori del prodotto.

• Se il prodotto richiede un aggiornamento della trasmissione in seguito alle modifiche, tale aggiornamento dovrà essere effettuato nel nuovo formato armonizzato (nota: restano comunque applicabili le diverse date di decorrenza in base alla tipologia d’uso). 
• Se il prodotto resta inalterato fino al 1º gennaio 2025, occorre nondimeno effettuare una nuova trasmissione nel formato armonizzato, non essendo prevista alcuna migrazione dei dati. 
• Se il prodotto è stato ritirato dal mercato prima della fine del periodo transitorio, non è necessario effettuare una nuova trasmissione.